Laat AI je brief schrijven: snel en slim geregeld

Brieven schrijven hoort nu eenmaal bij het werk. Van betalingsherinneringen en klachtenbrieven tot afspraken bevestigen of klanten bedanken – als Support Professional schrijf je er waarschijnlijk meer dan je lief is. En dat kunnen net zo goed e-mails zijn als fysieke brieven. In beide gevallen wil je dat de inhoud klopt, de toon goed is en het professioneel overkomt. Hoewel je vaak prima weet wat je wilt zeggen, kost het soms gewoon te veel tijd om het goed op papier te krijgen. Met slimme tools als ChatGPT of Microsoft Copilot kun je in een paar zinnen aangeven wat je nodig hebt, en de AI-tools doen het voorwerk. In dit artikel lees je hoe je dat snel en slim kunt aanpakken.

Waarom zou je een brief laten schrijven door AI?

AI helpt je om razendsnel een eerste opzet te maken. Geen uren meer nadenken over hoe je begint of hoe je iets netjes formuleert. Je geeft gewoon aan wat je wilt zeggen, in welke toon, en voor wie de brief bedoeld is – en hup, de tool schrijft het voor je uit. Dat scheelt niet alleen tijd, maar ook denkwerk. En laten we eerlijk zijn: het is best lekker als je even kunt leunen op een digitale assistent die altijd paraat staat.

Daarnaast zorgt AI vaak voor een heldere, overzichtelijke structuur. Dus ook als je zelf niet zo’n schrijftalent bent, of gewoon even vastloopt, krijg je een tekst die er professioneel uitziet. Jij hoeft ‘m alleen nog maar een beetje bij te schaven waar nodig.

Kortom: een brief laten schrijven door AI is niet lui, het is juist slim. Zeker als je snel moet schakelen en gewoon door wilt met de rest van je werk.

Welke tools kun je gebruiken?

Er zijn verschillende AI-tools die je kunt inzetten:

• ChatGPT
• Microsoft Copilot
• Jasper.ai, Grammarly of andere AI-tekstgeneratoren

Hoe laat je AI dan een goede brief schrijven?

Om AI een goede brief te laten schrijven, moet jij zorgen voor een duidelijke prompt. Een prompt is simpel gezegd de opdracht die je aan de AI geeft. Hoe specifieker je bent, hoe beter het resultaat.

Denk vooraf goed na over de volgende onderdelen:

• Wat is het doel van de brief?
  Bijvoorbeeld: herinneren aan betaling, informeren over een afspraak, reageren op een klacht.
• Wie is de ontvanger?
  Formeel of informeel? Een klant, leverancier, collega of directielid?
• Wat moet er sowieso in staan?
  Denk aan bedragen, data, namen, locaties of belangrijke feiten.
• Welke toon past het best?
  Zakelijk, vriendelijk, empathisch, luchtig, motiverend?

5 praktische AI-prompts om direct te gebruiken

Wil je meteen aan de slag met AI? Hieronder vind je vijf handige en uitgewerkte prompts die je zo kunt gebruiken in tools als ChatGPT of Microsoft Copilot. Ze zijn speciaal afgestemd op veelvoorkomende situaties in jouw werk als support professional:

1. “Schrijf een vriendelijke herinneringsbrief aan leverancier XYZ. De factuur van €650 met factuurnummer 2024-112 is vervallen op 2 mei. Vraag of ze het bedrag alsnog binnen 5 werkdagen kunnen overmaken. Vermeld ons IBAN (NL12BANK34567890) en geef aan dat ze contact kunnen opnemen via administratie@bedrijf.nl.”
2. “Maak een klachtbrief aan leverancier <naam> over 3 beschadigde monitoren uit levering <kenmerk> op 6 mei. Vraag om vervanging of terugbetaling en vermeld je contactgegevens voor verdere afhandeling.”
3. “Schrijf een uitnodiging aan collega’s voor een online overleg via Teams op <datum + dag) van <tijd> uur over project X. Vermeld dat de vergaderlink in de agenda staat en vraag iedereen om de voortgang kort voor te bereiden.”
4. “Stel een bevestigingsbrief op voor klant Mevrouw Jansen over een afspraak op <datum + tijd> op kantoor Utrecht, vergaderruimte 2. Geef aan dat parkeren mogelijk is en sluit af met: ‘We kijken uit naar uw komst.’”
5. “Maak een follow-up e-mail aan klant Dhr. Van Leeuwen na een gesprek op <datum>. Bedank hem voor het prettige overleg en vat samen: demo op <datum> offerte vóór <datum> <contactpersoon> bij vragen.”

Controleer altijd!

AI doet veel goed, maar jouw scherpe blik blijft nodig. Let op:

• Check de inhoud: Kloppen de bedragen, data, namen?
• Pas de toon aan: Voelt het niet helemaal passend? Maak het iets persoonlijker.
• Verwijder herhalingen: AI kan soms zinnen dubbel gebruiken.
• Voeg context toe: Misschien wil je nog iets extra’s kwijt dat AI niet kan weten.

Laat de brief altijd nog even rusten of lees ‘m hardop terug. Vaak zie je dan snel of iets nog bijgeschaafd moet worden.

Tip: maak van je AI-brief een slim sjabloon

Heb je een AI-gegenereerde brief die helemaal goed zit qua opbouw, toon en inhoud? Dan is het zonde om die elke keer opnieuw te laten genereren. Gelukkig kun je AI ook slimmer inzetten door met sjablonen te werken.

In ChatGPT kun je bijvoorbeeld werken met zogeheten aangepaste GPT’s. Dat zijn gepersonaliseerde AI-hulpen die speciaal zijn ingesteld op jouw schrijfstijl, type brieven of vaste formats. Je kunt zelf een GPT maken (of laten maken) die bijvoorbeeld standaard een herinneringsbrief opstelt op basis van een paar ingevulde gegevens zoals bedrag, datum en naam. Zo hoef je alleen nog maar die gegevens in te voeren, en doet jouw GPT de rest.

Werk je met Microsoft Copilot? Dan kun je in Word of Outlook je AI-brieven opslaan als standaardsjablonen of terugkerende opmaak gebruiken in combinatie met Copilot-prompts. Copilot herkent dan jouw eerdere stijl en structuur, en maakt daar automatisch een nieuwe variant van.

Of je nu werkt met ChatGPT of Copilot: het loont om één keer goed na te denken over de opbouw van je brieven, zodat je daarna supersnel kunt hergebruiken, aanpassen en automatiseren. Slimmer werken in plaats van steeds opnieuw beginnen!