10 timemanagement tips voor Support Professionals

Met ‘timemanagement’ bedoelen we dat je je tijd op de juiste manier besteedt. Dit kun je leren door slimmer te werken en taken beter te plannen. Dus als jij van die dagen hebt, waarop je denkt ‘Waar ben ik nou zo druk mee geweest?’, dan is het voor jou tijd om deze timemanagement tips te gebruiken. Zo krijg je weer overzicht en grip op de belangrijke(re) taken. Je zal zien dat je binnen no-time weer op zoek kunt naar nieuwe taken.

10 timemanagement tips

  • Stel prioriteiten: helaas wordt je agenda niet vanzelf leeg. Het is belangrijk om eerst even bewust stil te staan bij al je huidige taken. Welke moeten het eerst af? Als je twijfelt, overleg dan even met je leidinggevende en/of je manager.
  • Plan je dag: maak een to-do lijst van alle taken die afgerond moeten worden. Zet er duidelijke deadlines voor jezelf bij. Vergeet ook niet om de taken die op je lijstje staan af te vinken. Afvinken van taken voelt goed, toch?
  • Voorkom afleidingen: zet je telefoon op stil en zet de meldingen van je e-mailbox en Social Mediakanalen uit. Zoek ook een rustige werkomgeving zodat je ongestoord door kan werken.
  • Bundel vergelijkbare taken: zo hoef je niet iedere keer over te schakelen van de ene naar de andere taak.
  • Las pauzes in: neem af en toe een korte pauzes om je concentratie weer even op te krikken.
  • Gebruik de Pomodoro-techniek: Dit houdt in dat je je werk 25 minuten lang intensief en ononderbroken verricht, gevolgd door een korte pauze van 5 minuten. Na 4 pomodoros, neem je een wat langere pauze (ongeveer 15-30 minuten). Deze techniek helpt je om efficiënt te werken door afleidingen te beperken en de focus op de taak te houden.
  • Delegeer: bekijk of je een aantal taken aan een collega zou kunnen toevertrouwen. En denk nu niet dat jij dat niet kan, want delegeren kan je echt wel leren. Zo kan jij je weer focussen op andere taken.
  • Gebruik online tools: gebruik handige tools en apps die je helpen om je taken beter te organiseren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de tools Noisli of Focusbooster. Probeer ook je vaardigheden van de tools die je al gebruikt verder uit te breiden. Denk hierbij aan tips om slimmer te werken met Outlook en/of andere Office-programma’s. Vaak zijn er hele slimme tips waar je nog geen weet van hebt, maar die je wel enorm helpen om je taken sneller af te ronden.
  • Manage de verwachtingen: wees realistisch over wat je per dag zou kunnen doen. Communiceer dit ook duidelijk naar je collega’s en/of leidinggevende.
  • Wees flexibel: wees bereid om je planning aan te passen als de situatie verandert.