Om effectief te zijn in je functie van secretaresse, is assertiviteit een onmisbare eigenschap. Je bent verantwoordelijk voor het soepel laten verlopen van dagelijkse activiteiten en het ondersteunen van leidinggevenden. Daarbij is het belangrijk dat je je eigen grenzen kunt bewaken. Vind je jezelf nog niet zo assertief? Geen probleem: er zijn genoeg manieren om hiermee te oefenen en deze vaardigheid alsnog te ontwikkelen.
Het belang van assertiviteit
Als secretaresse ben je vaak betrokken bij communicatie met verschillende partijen; van leidinggevenden en collega’s tot klanten en leveranciers. Assertiviteit stelt je in staat om duidelijk en effectief te communiceren, conflicten op een constructieve manier op te lossen en jezelf te positioneren als een waardevol lid van het team. Bovendien kan assertiviteit je helpen om stress te verminderen, je zelfvertrouwen te vergroten en een gezonde werk-privébalans te behouden.
Toon assertiviteit op het werk
Wil je steviger in je schoenen staan? Probeer dan de volgende tips in praktijk te brengen.
1. Stel duidelijke grenzen
Wees duidelijk over wat je wel en niet kunt doen, en durf nee te zeggen tegen verzoeken die buiten je verantwoordelijkheden vallen. Communiceer assertief maar respectvol waarom je een bepaalde grens stelt en bied indien mogelijk alternatieve oplossingen aan. Dringt een klant bijvoorbeeld aan op het inplannen van een afspraak op een korte termijn, terwijl je weet dat de agenda van je leidinggevende vol is? Wees dan duidelijk over de mogelijkheden. Bij duidelijkheid gaat het ook om je taalgebruik: gebruik op zo’n moment bijvoorbeeld niet het woord ‘misschien’, omdat de klant dan wellicht het gevoel krijgt dat er toch nog ruimte is voor onderhandeling. Soms wordt gedacht dat het stellen van grenzen afbreuk doet aan (klant)vriendelijkheid. Maar je kunt beter zorgen dat je duidelijk maakt wat wel en niet kan, dan dat je een klant aan het lijntje houdt. Uiteindelijk zal je dan namelijk niet aan de verwachtingen van de klant kunnen voldoen, waardoor je een vervelende situatie creëert.
2. Kom op voor jezelf
Als je merkt dat je behandeld wordt op een manier die niet respectvol is, wees dan assertief en breng dit ter sprake. Gebruik daarbij de ‘ik’-vorm om je gevoelens en behoeften uit te drukken, bijvoorbeeld: ‘Ik voel me gestrest wanneer ik constant onderbroken word tijdens mijn werk.’ Dat klinkt heel anders dan: ‘Jij stoort me de hele tijd als ik werk.´ Door de ik-vorm zal de ander zich minder snel aangevallen voelen, terwijl je tegelijkertijd wel voor jezelf op komt. Resultaat is meestal dat je constructief met elkaar in gesprek kunt.
3. Ga effectief om met verzoeken
Wanneer je een verzoek ontvangt dat binnen je takenpakket valt, communiceer dan duidelijk over de verwachtingen, deadlines en eventuele beperkingen. Als je een verzoek krijgt wat niet bij je takenpakket past, wees dan proactief en betrek de relevante partijen om een passende oplossing te vinden. Modder niet te lang door als je ergens het antwoord niet op weet, maar ga op zoek naar personen die je verder kunnen helpen. Vragen stellen wordt nog weleens gezien als teken dat iemand niet capabel is, maar niets is minder waar: je laat juist assertiviteit zijn op het moment dat je proactief op zoek gaat naar hulp en antwoorden.
Oefenen met assertief communiceren
Wil je graag assertiever worden in je werk als secretaresse? Dan zijn de volgende oefeningen handig om eens te proberen:
Oefen met het gebruik van assertieve taal, zoals het gebruik van ‘ik-boodschappen’ en het vermijden van vage of passieve formuleringen;
- Wees zelfverzekerd in je lichaamstaal, zoals een rechte houding, oogcontact en een kalme stem;
- Luister actief naar anderen en geef ruimte voor hun standpunten, maar blijf standvastig in je eigen behoeften en grenzen. Wees duidelijk over wat je kan en wil, maar ook over wat er niet mogelijk is.
- Extra mooi: door assertief te zijn als secretaresse kun je niet alleen je eigen professionele groei stimuleren, maar ook bijdragen aan een positieve werkomgeving en effectieve samenwerking binnen het team. Met deze vaardigheid kun je zelfverzekerd en met succes je rol vervullen en uitblinken in je carrière als secretaresse.