Ben jij een introverte persoonlijkheid en heb jij soms moeite om met anderen te communiceren? Dan mis jij een belangrijke onderschatte vaardigheid, namelijk het vermogen om duidelijk te schrijven. Uit onderzoek van Juliette Han, neurowetenschapper aan Harvard blijkt namelijk dat dit de meest onderschatte vaardigheid van introverte mensen is. Ze heeft 5 tips op een rij gezet om je schrijfvaardigheid beter te benutten.
Kies het juiste middel
Bedenk van tevoren welk bericht je precies wil delen. Deel je een onderzoek met complexe gegevens? Dan is een PowerPoint met grafieken en afbeeldingen een goed idee. Moet je bepaalde beslissingen van het management aankondigen? Stuur dan een uitgebreidere e-mail. Voor het delen van discussies, voortgangsupdates of als je feedback wil verzamelen is een korte e-mail over het algemeen voldoende.
Vermijd vakjargon
Als je een moeilijk onderwerp onder woorden moet brengen (vooral richting externen), gebruik dan geen vakjargon en/of allerlei andere afkortingen uit de branche. Dit kan voor de ontvanger namelijk overweldigend overkomen. Je kunt eventueel wel afbeeldingen gebruiken om je verhaal duidelijker te maken.
Maak het de ontvanger makkelijk
De hele dag door worden we zowat gebombardeerd met allerlei e-mails. Kom dus meteen to the point. Het is nog beter om meteen in de onderwerpregel al aan te geval waar je bericht over gaat. Gebruik daarbij korte zinnen en – indien mogelijk – opsommingstekens. Benoem de actie(s) en geef deadlines aan. Is je bericht langer dan één pagina? Gebruik de e-mail dan om de highlights aan te geven en voeg de details dan als bijlage toe.
Laat je werk zien
Als je te maken hebt met een mogelijk controversieel onderwerp (bijvoorbeeld het toewijzen van een budget of het herstructureren van een bedrijfsafdeling), neem dan de lezers mee in het hele proces. Laat hen zien wat je zoal hebt gedaan. Zo creëer je vertrouwen en laat je je collega’s zien dat je grondig in je aanpak bent geweest.
Hoe langer jij zelf ergens aan hebt gewerkt, des te belangrijker deze stap is. Wil jij resultaten van een onderzoek delen? Vergeet dan niet met de lezer te delen wat jij hebt gedaan. Heb je een experiment uitgevoerd? Leg dit nog kort uit. Het versterkt jouw argumenten wanneer de lezer snapt waar jij je kennis op gebaseerd hebt.
Schrijf met precisie
Controleer je bericht op typfouten en wees consistent met cijfers. Controleer je bericht voordat je op de verzendknop drukt. Vermijd ook onnodige grappen en/of te veel emoticons. En de laatste tip: houd het kort en bondig.
Bron: metronieuws