Uitstellen? Soms is dat juist een slimme keuze

Je hebt eindelijk tijd gereserveerd om die presentatie af te maken, de notulen uit te werken of een belangrijke vergadering voor te bereiden. Maar nog voordat je goed en wel bent begonnen, komt er een Teams-bericht binnen. Daarna belt een collega met een vraag en tussendoor wil een manager nog iets bespreken. Voor je het weet is de ochtend voorbij.

Aan het einde van de dag kijk je naar je takenlijst en zie je dat juist die ene belangrijke taak nog niet af is. Op zo’n moment voelt het al snel alsof je iets hebt uitgesteld. Toch is wachten soms slimmer. En dat is dan geen teken van luiheid, maar juist van goed prioriteren. Niet ieder verzoek hoeft direct opgepakt te worden. Soms voorkomt wachten juist extra werk, onnodige discussies of dubbele acties. Maar wanneer is uitstellen slim en wanneer wordt het een valkuil?

Uitstellen is niet altijd verkeerd

Op kantoor heeft uitstellen vaak een slechte naam. Zodra iemand zegt dat een taak nog niet af is, denken we al snel dat het werk voor zich uit wordt geschoven. Toch werkt het in de praktijk niet altijd zo.

Tijdens een drukke werkdag komen er voortdurend nieuwe verzoeken binnen. Juist daarom draait goed werken niet alleen om snel handelen, maar ook om bepalen wat nú aandacht nodig heeft en wat best even kan wachten.

Niet ieder verzoek is een spoedverzoek

Een collega vraagt of je “heel even” ergens naar kunt kijken. Een manager wil graag vandaag nog een antwoord. Voor je het weet verschuift je aandacht naar allerlei verzoeken die op dat moment belangrijk lijken.

Toch blijkt achteraf regelmatig dat iets best een paar uur later had gekund. Of zelfs morgen. Wie direct op ieder verzoek reageert, loopt het risico dat belangrijkere werkzaamheden blijven liggen. Daarom helpt het om eerst te bepalen wat echt prioriteit heeft voordat je ergens induikt.

Wachten voorkomt soms dubbel werk

Heb je ooit een vergadering georganiseerd die drie keer van opzet veranderde voordat hij uiteindelijk doorging? Dan weet je precies hoe dit werkt.

Een datum wordt aangepast, een spreker valt weg of de agenda krijgt ineens een andere invulling. Wie direct alles uitwerkt, kan een groot deel van het werk later opnieuw doen. Soms is het daarom slimmer om eerst even af te wachten totdat duidelijk is welke richting het opgaat. Dat voelt misschien als uitstellen, maar voorkomt vaak een hoop extra werk.

Eerst informatie, daarna actie

Ook niet iedere taak leent zich ervoor om direct op te pakken. Soms wacht je nog op cijfers, een akkoord of informatie van collega’s.

Je kunt natuurlijk alvast beginnen, maar dat betekent soms ook dat je later weer terug moet naar de tekentafel. Even wachten totdat alle informatie compleet is, blijkt dan vaak efficiënter. Een goed voorbeeld is het plannen van een overleg. Je kunt direct allerlei uitnodigingen versturen, maar als nog niet duidelijk is wie erbij moeten zijn of welke datum de voorkeur heeft, ben je later vaak alsnog bezig met het verplaatsen van afspraken.

Een boze e-mail hoeft niet direct een antwoord

Soms verschijnt er een e-mail in je inbox waarvan je direct voelt dat er irritatie achter zit. De verleiding is groot om meteen te reageren. Toch is dat niet altijd verstandig. Na een paar uur kijk je vaak anders naar de situatie en soms blijkt dat de afzender zelf ook alweer te zijn afgekoeld.

Door niet meteen te reageren, voorkom je vaak dat een kleine irritatie uitgroeit tot een lange discussie.

Ook perfectionisme speelt een rol

Niet alles wat wordt uitgesteld, komt door drukte. Soms leggen we de lat gewoon erg hoog voor onszelf.

Een presentatie moet perfect zijn. Een rapportage mag geen fouten bevatten. Een voorstel moet tot in detail kloppen. Daardoor kan het lastig zijn om überhaupt te beginnen. Terwijl een eerste opzet vaak al meer oplevert dan blijven wachten op het perfecte moment. Je kunt altijd nog verbeteren, aanvullen of aanpassen.

Wanneer wordt uitstellen een valkuil?

Uitstellen is slim wanneer je bewust kiest om te wachten. Bijvoorbeeld omdat er nog informatie ontbreekt, omdat plannen waarschijnlijk nog veranderen of omdat een andere taak op dat moment belangrijker is.

Dat onderscheid maakt vaak snel duidelijk of wachten op dat moment slim is of juist niet. Een eenvoudige vraag kan helpen: levert wachten op dit moment iets op? Is het antwoord ja, dan is uitstellen waarschijnlijk een bewuste keuze. Is het antwoord nee, dan is het misschien tijd om gewoon te beginnen.

Het verschil tussen uitstellen en prioriteren

Niet alles hoeft direct. Soms is het slimmer om eerst informatie af te wachten, prioriteiten opnieuw te bekijken of een situatie even te laten bezinken.

Bewust uitstellen is daarom niet hetzelfde als uitstelgedrag. In sommige situaties is het juist een teken van overzicht, ervaring en goed kunnen prioriteren. Soms zit de grootste tijdwinst ook niet in sneller werken, maar in weten wanneer je beter nog even niets kunt doen 😊