Hoe zorg je dat een event blijft nazinderen

Een bedrijfsevent organiseren vraagt veel tijd. Er wordt gezocht naar een geschikte locatie, sprekers worden vastgelegd, deelnemers ontvangen uitnodigingen en de planning wordt meerdere keren aangepast. Tegen de dag van het evenement zijn vaak tientallen uren voorbereiding voorbij.

Wanneer de laatste bezoekers vertrekken, denken veel organisatoren dat het belangrijkste werk achter de rug is. In de praktijk is dat niet altijd zo. Een evenement kan namelijk veel meer opleveren dan één geslaagde dag. Dat gebeurt alleen wanneer ook de opvolging voldoende aandacht krijgt.

Het echte rendement ontstaat vaak achteraf

Denk aan een seminar voor klanten. Vijftig deelnemers wonen verschillende presentaties bij en leggen nieuwe contacten. Tijdens de receptie worden visitekaartjes uitgewisseld en interessante gesprekken gevoerd.

Wat gebeurt er daarna?

Sommige organisaties sturen de volgende dag een korte bedankmail. Daarna blijft het stil. Een paar weken later herinnert bijna niemand zich nog de details van het evenement.

Andere bedrijven pakken het anders aan. Zij delen achteraf de presentaties, sturen een samenvatting van de belangrijkste inzichten en houden contact met de aanwezigen. Op die manier blijft het evenement langer nazinderen en blijft de organisatie aanwezig in het geheugen van de deelnemers.

Het verschil tussen beide aanpakken zit niet in het evenement zelf maar in wat er daarna gebeurt.

Deelnemers verwachten meer dan een bedankmail

Mensen zijn gewend geraakt aan snelle communicatie. Wie tijd vrijmaakt voor een opleiding, netwerkevent of klantenavond verwacht vaak ook een opvolging.

Dat hoeft niet ingewikkeld te zijn.

Een overzicht van de presentaties, een korte terugblik of een selectie van de belangrijkste conclusies kan al voldoende zijn. Bij een intern evenement kan een verslag op het intranet ervoor zorgen dat ook collega’s die niet aanwezig waren weten wat er werd besproken.

Bij een personeelsdag kan een terugblik helpen om de betrokkenheid binnen het bedrijf te versterken. Medewerkers herkennen collega’s, herinneren zich leuke momenten en praten nog na over de activiteiten.

Zo blijft de waarde van het evenement langer behouden.

Beelden spelen daarbij een grotere rol dan veel organisatoren denken

Na afloop van een evenement wordt vaak gekeken naar de evaluatieformulieren, de opkomst of het beschikbare budget. Beeldmateriaal krijgt soms minder aandacht.

Dat is opvallend, want foto’s behoren vaak tot de meest gebruikte onderdelen van de communicatie achteraf.

Stel dat een organisatie een netwerkevent organiseert voor klanten. Tijdens de avond vinden verschillende gesprekken plaats tussen deelnemers, sprekers en medewerkers. Die momenten zijn moeilijk samen te vatten in een tekst.

Een foto van een volle zaal, een interessante presentatie of een spontaan gesprek tijdens de receptie vertelt vaak meer dan een uitgebreide beschrijving.

Daarom kiezen veel organisaties ervoor om samen te werken met een professionele event fotograaf. Die zorgt ervoor dat belangrijke momenten tijdens het evenement worden vastgelegd zodat ze later gebruikt kunnen worden in nieuwsbrieven, interne communicatie, uitnodigingen voor toekomstige evenementen of een terugblik op de website.

Het gaat daarbij niet alleen om foto’s van sprekers op een podium. Ook reacties uit het publiek, gesprekken tussen deelnemers en sfeerbeelden van de locatie dragen bij aan een geloofwaardige terugblik.

Ook toekomstige evenementen hebben baat bij een goede opvolging

Veel organisaties organiseren jaarlijks terugkerende evenementen.

Denk aan een klantenavond, een opleidingsdag of een intern congres. Wanneer de volgende editie wordt aangekondigd, rijst vaak dezelfde vraag: hoe overtuig je mensen om zich opnieuw in te schrijven?

Hier komt de opvolging van eerdere evenementen opnieuw in beeld.

Wie foto’s heeft van een vorige editie kan veel makkelijker tonen wat deelnemers mogen verwachten. Een uitnodiging met beelden van een goed bijgewoonde sessie of een druk netwerkmoment geeft onmiddellijk meer vertrouwen dan een uitnodiging met alleen tekst.

Potentiële deelnemers zien dat het evenement daadwerkelijk plaatsvindt, dat er interesse voor bestaat en dat andere professionals er waarde uit halen.

Interne evenementen verdienen dezelfde aandacht

De opvolging van een evenement wordt vaak geassocieerd met klanten of externe bezoekers. Toch is ze minstens even belangrijk bij interne bijeenkomsten.

Een personeelsdag, nieuwjaarsreceptie of teambuilding brengt medewerkers samen die elkaar in het dagelijkse werk niet altijd ontmoeten. Dat zijn momenten die bijdragen aan de bedrijfscultuur.

Wanneer daar achteraf niets mee gebeurt, gaat een deel van die waarde verloren.

Veel bedrijven delen daarom een terugblik via het intranet of de interne nieuwsbrief. Collega’s bekijken de foto’s, reageren op gebeurtenissen en halen herinneringen op. Dat lijkt misschien een klein detail maar het helpt om medewerkers betrokken te houden.

Een goed evenement eindigt niet wanneer de zaal leegloopt

Een geslaagd evenement wordt vaak beoordeeld op de organisatie van de dag zelf. Was de planning goed? Waren de sprekers interessant? Was de catering in orde? Dat zijn vragen die organisatoren zichzelf meestal stellen zodra het evenement voorbij is.

Maar minstens even belangrijk is wat er de dagen nadien gebeurt.

Een eenvoudige aanpak kan al veel verschil maken. Stuur de aanwezigen binnen enkele dagen een bedankmail met een korte terugblik op het evenement. Voeg de presentaties toe indien dat mogelijk is. Deel enkele foto’s van de dag zodat deelnemers zichzelf en collega’s kunnen herkennen. Dat verhoogt de kans dat mensen de communicatie ook effectief bekijken.

Organiseer je jaarlijks een klantenavond of netwerkevent? Bewaar dan foto’s en reacties van deelnemers op één centrale plaats. Wanneer de volgende editie eraan komt, beschik je meteen over materiaal voor uitnodigingen, nieuwsbrieven en berichten op sociale media.

Ook intern kan je dezelfde aanpak gebruiken. Plaats een korte terugblik op het intranet, deel enkele foto’s van de dag en vermeld de belangrijkste inzichten of beslissingen. Zo blijven collega’s die niet aanwezig waren toch betrokken.

De meeste evenementen vragen weken voorbereiding. Door ook aandacht te besteden aan de opvolging haal je meer rendement uit dezelfde inspanning. Vaak zit net daar het verschil tussen een evenement dat snel wordt vergeten en een evenement waar mensen maanden later nog naar verwijzen.