10 voorbeelden voor je afwezigheidsbericht in Outlook

Een goed afwezigheidsbericht in Outlook geeft de afzender meteen de informatie die nodig is. Wanneer ben je weer bereikbaar? Lees je tussendoor je mail? En bij wie kan iemand terecht als een vraag niet kan wachten? De juiste formulering hangt bovendien af van de situatie: voor één vrije dag schrijf je iets anders dan voor een vakantie van twee weken.

Hieronder vind je 10 voorbeelden voor een afwezigheidsbericht in Outlook. Kies de tekst die bij je situatie past en pas alleen de gegevens tussen haakjes aan.

Wat zet je in een afwezigheidsbericht in Outlook?

De afzender wil vooral weten wanneer je weer bereikbaar bent en wat er gebeurt als een vraag niet kan wachten. Meestal is dit voldoende:

• de datum waarop je weer bereikbaar bent;
• eventueel of je je e-mail tijdens je afwezigheid leest;
• een naam of contactadres voor dringende vragen.

Meer informatie is meestal niet nodig. Waarom je afwezig bent, hoef je er bijvoorbeeld niet in te zetten. Voor externe contacten is een vriendelijke, neutrale formulering vaak voldoende, zoals: ‘Bedankt voor je bericht. Vanaf [datum] ben ik weer bereikbaar.’

1. Zakelijk en neutraal afwezigheidsbericht

Wil je een voorbeeld voor een afwezigheidsbericht in Outlook dat je in vrijwel iedere zakelijke situatie kunt gebruiken? Dan is deze neutrale variant een veilige keuze.

Voorbeeld

Bedankt voor je e-mail. Ik ben momenteel afwezig en vanaf [datum] weer bereikbaar.

Voor dringende vragen kun je contact opnemen met [naam collega] via [e-mailadres of telefoonnummer].

Met vriendelijke groet,
[naam]

2. Kort en duidelijk

Soms hoeft er eigenlijk niet meer te staan dan dat je er niet bent en wanneer je weer reageert.

Voorbeeld

Bedankt voor je bericht. Ik ben momenteel afwezig en vanaf [datum] weer bereikbaar. Daarna beantwoord ik je e-mail zo snel mogelijk.

Met vriendelijke groet,
[naam]

Deze versie past vooral goed bij een korte afwezigheid waarbij niemand je werkzaamheden hoeft over te nemen.

3. Wat schrijf je in een afwezigheidsbericht voor vakantie?

Je hoeft niet te melden dat je vakantie hebt, maar het mag natuurlijk wel. Houd de boodschap verder vooral praktisch.

Voorbeeld

Bedankt voor je e-mail. Ik ben momenteel met vakantie. Vanaf [datum] ben ik weer bereikbaar.

Voor dringende vragen kun je tijdens mijn afwezigheid contact opnemen met [naam collega] via [e-mailadres].

Met vriendelijke groet,
[naam]

4. Wat zet je in een afwezigheidsbericht als je één dag vrij bent?

Voor één vrije dag is een lange tekst meestal wat overdreven. Een paar regels zijn genoeg.

Voorbeeld

Bedankt voor je bericht. Vandaag ben ik niet aanwezig. Vanaf [datum] ben ik weer bereikbaar en lees ik je e-mail.

Kan je vraag niet wachten? Neem dan contact op met [naam collega].

5. Afwezigheidsbericht voor een vaste vrije dag

Werk je bijvoorbeeld iedere vrijdag niet? Dan kun je dat duidelijk in je automatische antwoord zetten.

Houd er wel rekening mee dat je in Outlook niet standaard kunt instellen dat een afwezigheidsbericht iedere week automatisch op dezelfde dag wordt ingeschakeld. Je moet het automatische antwoord dus opnieuw instellen wanneer je het alleen op je vaste vrije dag wilt gebruiken.

Voorbeeld

Bedankt voor je e-mail. Op vrijdag ben ik niet aanwezig. Op maandag lees en beantwoord ik mijn berichten weer.

Voor vragen die eerder opgepakt moeten worden, kun je contact opnemen met [naam collega of afdeling] via [contactgegevens].

6. Je leest je e-mail tijdens je afwezigheid niet

Ben je echt vrij en blijft je mailbox dicht? Schrijf dat gewoon op. Daarmee voorkom je dat iemand denkt dat je misschien toch nog even tussendoor antwoordt.

Voorbeeld

Bedankt voor je bericht. Ik ben momenteel afwezig en lees in deze periode mijn e-mail niet.

Vanaf [datum] ben ik weer bereikbaar. Voor dringende zaken kun je contact opnemen met [naam collega] via [contactgegevens].

7. Je bent beperkt bereikbaar

Beperkt bereikbaar klinkt duidelijk, maar kan toch verschillende verwachtingen oproepen. Maak daarom meteen duidelijk dat een reactie langer kan duren.

Voorbeeld

Bedankt voor je e-mail. Ik ben momenteel beperkt bereikbaar en lees mijn e-mail slechts af en toe. Het kan daarom wat langer duren voordat je een reactie ontvangt.

Vanaf [datum] ben ik weer volledig bereikbaar. Voor dringende zaken kun je contact opnemen met [naam collega] via [contactgegevens].

8. Afwezig vanwege een training of congres

Tijdens een training, cursus of congres ben je soms technisch gezien wel aan het werk, maar niet gewoon bereikbaar. Ook dan kan een automatisch antwoord handig zijn.

Voorbeeld

Bedankt voor je bericht. Vandaag ben ik vanwege een training niet bereikbaar en lees ik mijn e-mail beperkt. Vanaf [datum] ben ik weer gewoon bereikbaar.

Heb je eerder antwoord nodig? Neem dan contact op met [naam collega].

9. Een informeel afwezigheidsbericht

Een automatisch antwoord hoeft niet altijd formeel te klinken. Als jullie normaal gesproken wat losser communiceren, mag dat best terugkomen in de tekst.

Voorbeeld

Bedankt voor je mail! Ik ben er een paar dagen niet en ben vanaf [datum] weer bereikbaar.

In de tussentijd blijft mijn mailbox grotendeels dicht. Is er iets dat echt niet kan wachten? Dan kun je terecht bij [naam collega] via [e-mailadres].

Tot snel!

Let er wel op dat dit bericht ook bij externe contacten kan terechtkomen. Kies dus een toon die nog steeds past bij je organisatie.

10. Hoe schrijf je een afwezigheidsbericht in het Engels?

Werk je regelmatig met internationale klanten, leveranciers of collega’s? Dan is een Engelstalige variant handig.

Voorbeeld

Thank you for your email. I am currently out of the office and will be available again on [date].

I will not be checking my email during my absence. For urgent matters, please contact [name] at [email address].

Kind regards,
[name]

Meer Engelse voorbeelden nodig? Bekijk dan ook deze 10 Engelse out-of-office replies.

Schrijf vooral wanneer je weer bereikbaar bent

De terugkomdatum is vaak het nuttigste onderdeel van een afwezigheidsbericht in Outlook. Een zin als:

Vanaf [datum] ben ik weer bereikbaar.

laat weinig ruimte voor twijfel.

Formuleringen als ‘binnenkort ben ik weer aanwezig’ of ‘na mijn vakantie reageer ik zo snel mogelijk’ zijn minder handig. De afzender weet dan nog steeds niet wanneer er ongeveer antwoord komt.

En nog iets: weet je dat er na je terugkomst waarschijnlijk tientallen of honderden mails klaarstaan? Beloof dan niet dat je iedereen dezelfde dag antwoord geeft. Je kunt beter alleen aangeven wanneer je weer aanwezig bent.

Moet je vertellen waarom je afwezig bent?

Nee. Dat is meestal helemaal niet nodig.

Of je nu vakantie hebt, een afspraak hebt of om een andere reden niet aanwezig bent: de afzender wil vooral weten wanneer je weer bereikbaar bent en of iemand anders ondertussen kan helpen.

Wees ook terughoudend met persoonlijke informatie. Een vakantiebestemming, privételefoonnummer of uitgebreide toelichting voegt weinig toe aan een zakelijk automatisch antwoord.

Controleer ook de gegevens van degene die je als vervanger noemt. Gebruik alleen telefoonnummers en e-mailadressen die daarvoor bedoeld zijn.

Gebruik intern en extern eventueel een andere tekst

Een collega heeft soms andere informatie nodig dan een klant of leverancier. Intern kun je bijvoorbeeld aangeven wie een vergadering overneemt of wie een dossier in de gaten houdt. Extern is vaak een algemeen e-mailadres of één vervangend contactpersoon voldoende.

Bij Microsoft 365- en Exchange-accounts kun je in Outlook aparte automatische antwoorden instellen voor mensen binnen en buiten de organisatie. Dat is handig, want hetzelfde bericht is niet altijd geschikt voor beide groepen.

Waar stel je het afwezigheidsbericht in Outlook in?

In de nieuwe Outlook en in Outlook online ga je naar:

• Instellingen > Accounts > Automatische antwoorden

Schakel Automatische antwoorden in en stel eventueel een begin- en eindtijd in. Daarna typ je je afwezigheidsbericht. Je kunt ook een apart bericht instellen voor mensen buiten je organisatie.

Gebruik je de klassieke Outlook voor Windows? Dan ga je naar:

• Bestand > Automatische antwoorden

Stel je een eindtijd in, dan schakelt Outlook het automatische antwoord na afloop vanzelf weer uit. Kies je geen periode, dan moet je het later zelf uitschakelen.

Tip: Werk je vaker met de agenda in Outlook? Bekijk dan ook hoe je weeknummers in Outlook kunt tonen. Daar vind je de stappen voor de verschillende Outlook-versies.

Afwezigheidsbericht Outlook: welk voorbeeld kies je?

Voor een vrije dag heb je vaak genoeg aan een korte tekst, terwijl je bij een langere afwezigheid wat meer informatie kunt geven. Kies het voorbeeld dat het beste bij je situatie past en vul [datum], [naam] en eventueel [contactgegevens] in. Controleer daarna nog even of duidelijk is wanneer je weer bereikbaar bent. Dan kan het automatische antwoord aan.