De voordelen van AI voor support professionals

AI klinkt soms best technisch of futuristisch – alsof je er meteen een IT-opleiding voor nodig hebt. Maar dat valt reuze mee. Jij als support professional kunt er juist nú al iets mee, zonder ingewikkelde systemen of technische kennis. Gewoon handige tools die je werk makkelijker maken, je sneller laten schakelen en nét dat beetje extra overzicht geven. In dit artikel lees je alles over de voordelen van AI voor support professionals. Geen hype, maar concrete hulp. Denk aan sneller e-mails opstellen, makkelijkere samenvattingen maken of efficiënter notuleren. Kleine toepassingen, grote winst. Ontdek hoe jij met een beetje digitale slimheid veel tijd, rust en overzicht kunt terugwinnen.

De voordelen van AI op een rij

#1 Minder tijd kwijt aan terugkerende taken

Veel support professionals besteden dagelijks behoorlijk wat tijd aan terugkerende klussen. Denk aan het netjes uitwerken van vergadernotities, het opstellen van standaardmails, het maken van overzichten of het herschrijven van informatie zodat het begrijpelijk is voor iedereen. Op zich geen moeilijke taken, maar ze nemen wél tijd in beslag. En eerlijk: dat zijn nou net de dingen die je prima aan AI kunt overlaten.

Met een AI-tool zoals ChatGPT of Microsoft Copilot kun je dit soort taken deels automatiseren. Je typt bijvoorbeeld: “Schrijf een vriendelijke e-mail over de teamlunch van donderdag” en binnen een paar seconden krijg je een eerste voorstel. Dat hoef je alleen nog even aan te passen aan jouw stijl of organisatie.

Ook handig: je kunt AI vragen om een tekst in te korten, te herschrijven of om suggesties te doen voor een onderwerp – ideaal voor als je even vastloopt.

Voordeel AI: Je bent minder tijd kwijt aan het netjes verwoorden van informatie. Dat scheelt weer hersencapaciteit én kostbare minuten….;-)

#2 Sneller overzicht dankzij automatische samenvattingen

Lange notulen, rapporten of ellenlange e-mails – je kent ze vast wel. Ze kosten niet alleen tijd om door te lezen, maar je moet ook telkens zelf de hoofdpunten eruit filteren. En daar heb je niet altijd de rust (of zin) voor. Gelukkig kan AI je hierbij helpen door automatisch samenvattingen te maken.

Tools zoals:

• Microsoft Teams: de opnemen en transcriberen functie
• Otter.ai
• Fireflies.ai

… nemen gesprekken op en zetten die om in uitgeschreven tekst. Gelukkig zijn automatische samenvattingen één van de voordelen van AI. Ze besparen je tijd én energie. Je kunt de tool eenvoudig vragen om een samenvatting van de belangrijkste punten, actiepunten of besluiten. Zo hoef je niet het hele document door te spitten, maar heb je in een paar seconden een helder overzicht

Voordeel van AI: Je hoeft niet alles zelf meer terug te luisteren of door te lezen. Je krijgt snel een helder overzicht van wat er besproken is – ook als je er niet live bij was.

#3 Meer grip op je planning – dankzij slimme e-mail- en taakvoorstellen

AI helpt je niet alleen bij teksten, maar ook bij het organiseren van je werkdag. Want hoe vaak komt het voor dat afspraken plotseling veranderen, taken tussendoor komen of dingen nét even anders lopen dan gepland? Met Microsoft Copilot in Outlook en Teams heb je een digitale assistent die met je meedenkt.

Voorbeeld: Je manager zegt op het laatste moment een vergadering af. Copilot stelt meteen een nette conceptmail op waarin je een alternatief voorstelt. Je hoeft het alleen nog even te checken en op ‘verzenden’ te klikken. Copilot kan ook jouw eigen agenda doornemen en aangeven wanneer er ruimte is voor een vervangend overleg.

En zit er in een e-mail een taak verstopt, zoals: “Zou jij dit kunnen oppakken voor donderdag?” Dan herkent Copilot dat en stelt hij voor om het direct in je takenlijst te zetten – mét deadline. Zo blijft er niks hangen in je inbox.

Voordeel van AI: Je schakelt sneller, voorkomt losse eindjes en houdt makkelijker grip op je planning – zonder dat je zelf overal aan hoeft te denken.

#4 Professionelere communicatie zonder eindeloos herschrijven

Soms heb je een tekst geschreven en denk je: “Klinkt dit wel vriendelijk genoeg?” Of: “Is dit niet te kortaf, of juist te wollig?” AI-tools kunnen dan echt uitkomst bieden. Met tools zoals Grammarly of ChatGPT kun je snel even checken of je boodschap klopt – qua toon, spelling én formulering. Wil je weten hoe je AI slim inzet bij het schrijven van brieven? Lees dan het artikel: Laat AI je brief schrijven.

Je kunt bijvoorbeeld vragen:

• “Maak deze tekst wat vriendelijker”
• “Vertaal dit naar correct Engels”
• “Check de spelling en grammatica”
• “Maak deze zin iets actiever”

Voordeel van AI: Je teksten worden net wat soepeler en professioneler, zonder dat je daar veel tijd aan kwijt bent. En je voorkomt twijfels over hoe iets overkomt – dat scheelt een hoop hersenruimte én herformuleren.

#5 Efficiënter samenwerken in projecten

Werk je mee aan een project? Dan weet je hoe snel alles zich opstapelt: notulen, actielijsten, statusupdates, losse aantekeningen… Voor je het weet ben je het overzicht kwijt. Met AI-tools kun je die stroom aan informatie slimmer organiseren. Ze helpen je om alles te bundelen, te structureren én makkelijk terug te vinden.

Handige tools zijn:

• ChatGPT: voor het herschrijven of samenvatten van projectverslagen
• Notion AI: om actielijsten te maken of taken te verdelen
• Copilot in Word of Excel: om updates te genereren of data snel inzichtelijk te maken

Ook dit valt onder de voordelen van AI: minder chaos, meer overzicht – precies wat je nodig hebt in een projectomgeving.

#6 Meer rust in je hoofd én op je to-do lijst

AI helpt je niet alleen om tijd te besparen, maar ook om rust te creëren. Je hoeft niet alles meer zelf te onthouden of uit te werken. AI denkt met je mee, doet suggesties en helpt je om overzicht te houden – vooral op drukke dagen waarop alles tegelijk lijkt te komen.

Voorbeeld:

Je typt een paar losse punten in over een event dat je organiseert. AI zet het voor je om in een overzichtelijke checklist, inclusief deadlines en logische volgorde. Alsof iemand met je meedenkt en meteen structuur aanbrengt.

Voordeel van AI: Minder stress, meer overzicht. Je werk voelt weer behapbaar en je hoofd blijft een stuk leger – en dat is op zich al goud waard.

Tip: Lees altijd alles kritisch na. Soms is een AI-suggestie net iets te generiek of mist het de juiste toon voor jouw organisatie.

Tot slot

Zoals je hebt gezien: je hoeft geen AI-specialist te zijn om ermee aan de slag te gaan. Begin gewoon met iets kleins. Laat een e-mail herschrijven, vraag om een samenvatting van een vergadering of maak een actielijst met hulp van AI. Zo ontdek je vanzelf de voordelen van AI in jouw werk.