Notulen template: zo maak je een verslag waar collega’s wél iets aan hebben
Notulen kunnen keurig zijn uitgewerkt en toch nauwelijks worden gelezen. De belangrijkste afspraken staan ergens halverwege het verslag en collega’s moeten zoeken naar wat voor hen relevant is. Wat is er besloten? Staat er nog een actie op mijn naam? En wanneer moet die klaar zijn? Met een praktische notulen template voorkom je dat. Je zet de acties en besluiten bovenaan en werkt daarna de bespreking per agendapunt uit. Zo ziet iedereen snel wat belangrijk is, terwijl de achtergrondinformatie gewoon terug te vinden blijft.
Waarom een vaste indeling handig is
Tijdens een vergadering wil je natuurlijk niets belangrijks missen. Daardoor ontstaat al snel de neiging om bijna alles op te schrijven. Voor een formele vergadering kan dat nodig zijn, maar bij een team-, project- of managementoverleg werkt een korter verslag vaak beter.
De meeste deelnemers willen vooral weten:
- welke acties zijn afgesproken;
- wie verantwoordelijk is;
- wanneer een actie klaar moet zijn;
- welke besluiten zijn genomen;
- waar de toelichting staat.
Een vaste indeling helpt om tijdens de vergadering al onderscheid te maken tussen informatie, besluiten en acties. Daardoor wordt het verslag overzichtelijker en ben je na afloop vaak sneller klaar met uitwerken.
Zet acties en besluiten bovenaan
De actielijst staat in veel notulen onderaan. Dat is niet altijd handig, want juist dit onderdeel wordt vaak als eerste gezocht. Een collega die het document opent, wil meestal meteen weten of er nog iets moet gebeuren.
Een logische opbouw is daarom:
- Gegevens van de vergadering
- Actielijst
- Besluitenlijst
- Verslag per agendapunt
- Volgende vergadering en sluiting
Acties en besluiten kun je beter in twee aparte lijsten zetten. Bij een actie horen namelijk een verantwoordelijke en een deadline. Bij een besluit zijn die gegevens meestal niet nodig.
Notulen template om te kopiëren
Onderstaande notulen template kun je kopiëren naar Word en aanpassen aan je eigen overleg. Vul de vergadergegevens en agendapunten het liefst vooraf in. Tijdens de vergadering hoef je dan alleen nog de belangrijkste informatie toe te voegen.
Notulen [naam van het overleg]
Datum: [vul datum in]
Tijd: [vul begin- en eindtijd in]
Locatie of online: [vul locatie of vergaderlink in]
Voorzitter: [naam]
Notulist: [naam]
Aanwezig: [namen]
Afwezig: [namen]
Actielijst
| Nr. | Actie | Verantwoordelijke | Deadline | Status |
|---|---|---|---|---|
| 1 | [vul actie in] | [naam] | [datum] | Open |
| 2 | [vul actie in] | [naam] | [datum] | Open |
| 3 | [vul actie in] | [naam] | [datum] | Open |
Besluitenlijst
| Nr. | Besluit | Datum |
|---|---|---|
| 1 | [vul besluit in] | [datum] |
| 2 | [vul besluit in] | [datum] |
| 3 | [vul besluit in] | [datum] |
1. Opening
2. Vaststellen van de agenda
De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.
Of: Aan de agenda wordt het onderwerp [onderwerp] toegevoegd.
3. Notulen vorige vergadering
De notulen van [datum] worden zonder wijzigingen vastgesteld.
Of: Bij agendapunt [nummer] wordt de volgende correctie aangebracht: [correctie].
4. [Naam van het agendapunt]
[Noteer hier kort de belangrijkste punten uit de bespreking. Schrijf niet het hele gesprek uit, maar alleen wat nodig is om de uitkomst te begrijpen.]
[Alleen invullen als er een besluit is genomen.]
[Naam] voert [concrete actie] uit vóór [datum].
5. [Naam van het volgende agendapunt]
[Korte samenvatting van de bespreking.]
[Alleen invullen als er een besluit is genomen.]
[Alleen invullen als er een actie is afgesproken.]
6. Rondvraag
[Naam] stelt een vraag over [onderwerp].
[Naam] zoekt dit uit en koppelt uiterlijk op [datum] terug.
7. Volgende vergadering
Datum: [datum]
Tijd: [tijd]
Locatie: [locatie of online]
8. Sluiting
Wat noteer je per agendapunt?
Schrijf per agendapunt kort op wat belangrijk is om later terug te kunnen vinden. Dat kan een samenvatting zijn van wat er is besproken, maar soms is alleen een besluit of actie voldoende. Is er geen besluit genomen en hoeft niemand iets te doen? Dan noteer je alleen de belangrijkste informatie.
Bij een actie vermeld je altijd:
- wat er moet gebeuren;
- wie de actie uitvoert;
- wanneer de actie klaar moet zijn.
Zo blijft ieder agendapunt kort en overzichtelijk.
Schrijf bijvoorbeeld niet:
Offerte regelen.
Maar:
Nadia vraagt uiterlijk 18 september de definitieve offerte op bij leverancier B.
Het tweede voorbeeld laat geen ruimte voor twijfel.
Voorbeeld van een ingevuld agendapunt
Stel dat tijdens een projectoverleg de locatie van een interne bijeenkomst wordt besproken. In de notulen kan dat er zo uitzien:
4. Interne bijeenkomst
Er zijn drie locaties bekeken. Locatie De Brink is beschikbaar op de gewenste datum, heeft voldoende ruimte en past binnen het budget. De cateringkosten moeten nog worden bevestigd.
Besluit:
De interne bijeenkomst vindt plaats bij De Brink op donderdag 8 oktober.
Actie:
Marieke vraagt uiterlijk 21 augustus de definitieve offerte inclusief cateringkosten op.
Meer hoeft het vaak niet te zijn. De lezer ziet de belangrijkste informatie, het besluit en de actie zonder een lange tekst door te nemen.
Controleer acties tijdens de vergadering
Je voorkomt veel onduidelijkheid door een actie meteen even te controleren. Herhaal aan het einde van een agendapunt kort wat je hebt genoteerd.
Vraag bijvoorbeeld:
Heb ik het goed genoteerd dat Daan de planning aanpast en deze uiterlijk vrijdag <datum> deelt?
Zo controleer je de taak, de verantwoordelijke en de deadline. Klopt er iets niet, dan kan dat direct worden aangepast.
Pas de template aan het overleg aan
Niet iedere vergadering vraagt om dezelfde soort notulen. Bij een kort teamoverleg zijn een actielijst, besluitenlijst en enkele korte notities vaak voldoende. Bij een projectoverleg wil je misschien ook de voortgang, knelpunten en risico’s vastleggen. Bij een managementoverleg kan meer uitleg nodig zijn, zeker wanneer besluiten financiële, personele of organisatorische gevolgen hebben.
Bij bestuurlijke vergaderingen kan het nodig zijn om uitgebreider te notuleren of vaste afspraken te volgen. Controleer daarom vooraf welke regels binnen de organisatie gelden en hoe de notulen worden goedgekeurd.
Bereid het document alvast voor
Een notulen template werkt het prettigst als je deze vóór de vergadering al klaarzet. Vul de datum, deelnemers en agendapunten in en maak ruimte voor de onderwerpen die besproken worden. Tijdens de vergadering hoef je dan niet meer bezig te zijn met de opmaak. Je kunt beter luisteren en sneller herkennen wat echt in het verslag thuishoort.
Een verslag waar je mee verder kunt
Goede notulen hoeven niet lang te zijn. Ze moeten vooral duidelijk maken wat de vergadering heeft opgeleverd en wat er daarna moet gebeuren. Door de actielijst en besluitenlijst bovenaan te zetten, ziet de lezer meteen wat belangrijk is. Wie meer achtergrond nodig heeft, vindt de toelichting daaronder bij het betreffende agendapunt.
Zo wordt het vergaderverslag geen document dat na verzending in een map verdwijnt, maar een praktisch overzicht waar collega’s echt iets aan hebben.
Recente reacties