Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd: kan dat nog?
Je hebt een zakelijke mail bijna af. Alles staat erin, de vraag is beantwoord en dan moet er nog een slotzin komen. Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd ligt misschien voor de hand. Of de nog formelere variant: Hopende u voldoende te hebben geïnformeerd. Fout? Niet per se. Maar in veel mails zegt zo’n zin eigenlijk niet zoveel. Juist die laatste regels kun je goed gebruiken om duidelijk te maken wat je van de ontvanger verwacht. Welke afsluiting past dan beter? Hieronder vind je een aantal modernere alternatieven.
Kan ‘hopende u voldoende te hebben geïnformeerd’ nog?
Hopende u voldoende te hebben geïnformeerd kom je nog steeds tegen in brieven en e-mails. Toch klinkt de formulering inmiddels behoorlijk ouderwets.
Als losse slotzin is hij bovendien onvolledig. Hopende hoort bij een hoofdzin. Vroeger zag je bijvoorbeeld formuleringen als:
Dat paste bij formele brieven, maar in een gewone zakelijke e-mail voelt het al snel zwaar en afstandelijk. En eigenlijk is er nog iets belangrijkers: de zin voegt ook weinig toe. De ontvanger heeft meer aan een slotzin waar meteen uit blijkt wat er nog moet gebeuren.
En ‘ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd’?
Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd is wél een volledige en grammaticaal correcte zin. Je hoeft hem dus niet te vermijden omdat hij fout zou zijn. Maar heb je hem echt nodig?
Vergelijk deze twee afsluitingen eens:
Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.
Heeft u nog vragen? Laat het gerust weten.
De eerste sluit de mail vooral netjes af. De tweede helpt de lezer verder: die weet meteen dat er ruimte is om nog iets te vragen. Misschien wil je juist een reactie:
Dan weet de lezer meteen waar hij aan toe is.
Moderne alternatieven die meer zeggen
Niet iedere mail vraagt om dezelfde afsluiting. Kijk liever naar de inhoud van je bericht en naar wat je daarna nog van de ontvanger verwacht.
| Je wilt… | Dan kun je bijvoorbeeld schrijven |
|---|---|
| ruimte geven voor vragen | Heeft u nog vragen? Laat het gerust weten. |
| om een reactie vragen | Ik hoor graag wat u ervan vindt. |
| een akkoord krijgen | Laat u weten of u met dit voorstel kunt instemmen? |
| een deadline meegeven | Wilt u uiterlijk donderdag reageren? |
| hulp aanbieden | Heeft u nog vragen? Neem dan gerust contact met mij op. |
| informeel afsluiten | Laat maar weten als je nog vragen hebt. |
| niets meer vragen | Geen extra slotzin nodig. |
Soms kun je de slotzin ook gewoon weglaten…
Stel dat je schrijft:
Alles wat de ontvanger moet weten, staat er al. Daar kan prima meteen onder:
Met vriendelijke groet,
Je hoeft er niet alsnog Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd achter te zetten. Je mail was al duidelijk.
Wanneer past ‘ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd’ nog wel?
Soms past een wat formelere toon juist wel. Bijvoorbeeld bij een uitgebreide toelichting, een antwoord namens een organisatie of een brief waarin je verschillende vragen beantwoordt. Maar ook dan kan je ook anders schrijven:
- Ik hoop dat dit uw vragen beantwoordt.
- Heeft u naar aanleiding hiervan nog vragen? Dan hoor ik het graag.
- Is iets nog niet duidelijk? Neem dan gerust contact met mij op.
- Wilt u nog aanvullende informatie ontvangen? Laat het mij dan weten.
Deze zinnen klinken wat moderner en laten meteen zien wat iemand kan doen als er nog een vraag is.
En hoe zit het met ‘bij voorbaat dank’?
Bij voorbaat dank is nog zo’n bekende afsluiter. De formulering is correct en bij voorbaat betekent van tevoren. Je bedankt iemand dus alvast voor iets wat diegene nog moet doen.
Daar is niets mis mee, maar in een gewone zakelijke mail klinkt bij voorbaat dank wel wat formeel.
Wilt u het formulier uiterlijk vrijdag retourneren? Bij voorbaat dank.
Wilt u het formulier uiterlijk vrijdag terugsturen? Alvast bedankt.
De tweede versie past vaak beter bij de toon van een gewone zakelijke e-mail.
‘Bij voorbaat dank’ of ‘alvast bedankt’?
Allebei zijn ze correct. Het verschil zit vooral in de toon.
- Bij voorbaat dank klinkt formeler.
- Alvast bedankt klinkt toegankelijker.
Je kunt ook meteen zeggen waarvoor je iemand bedankt:
- Alvast bedankt voor je reactie.
- Dank alvast voor uw medewerking.
- Alvast bedankt voor het nakijken.
- Bedankt dat je dit vóór donderdag wilt aanleveren.
Zo klinkt je bedankje net wat persoonlijker dan een standaard bij voorbaat dank.
Kijk eerst wat je van de ontvanger verwacht
Twijfel je over de laatste zin van een zakelijke mail? Vraag jezelf dan af: wat moet de ontvanger na het lezen doen?
Moet iemand antwoorden?
Moet iemand iets aanleveren?
Kan iemand nog vragen hebben?
En hoeft de ontvanger niets meer te doen? Dan hoef jij ook geen slotzin te bedenken omdat je vindt dat die er nu eenmaal hoort te staan.
Je slotzin hoort dan echt bij de inhoud van je mail, in plaats van dat je steeds dezelfde standaardzin gebruikt.
Laat de laatste zin iets doen
Je laatste zin hoeft niet extra netjes of formeel te klinken. Veel belangrijker is dat hij past bij wat je wilt bereiken. Gebruik ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd dus niet alleen omdat je gewend bent om een zakelijke mail zo af te sluiten. Vraag om de reactie die je nodig hebt, geef een deadline, bied ruimte voor vragen of laat die extra zin gewoon weg. Dat leest een stuk makkelijker en is vaak ook gewoon duidelijker.
Recente reacties